Avril | melissainottawa

Avril ~ April

Découvrez ici mon premier mois à JPdL Ottawa !

Semaine 4 - Du 24 au 28 Avril

Avril 28, 2017

Une semaine de puis au sein de JPdL Ottawa. Cette semaine a été en dent de scie. Il y avait des moments ou j’avais beaucoup de travail et d’autres ou j’avoue que je me suis un peu ennuyée.

Néanmoins la semaine aura été très enrichissante car j’ai été amenée à faire une proposition cliente complète.

Une proposition client ça se passe en deux parties :

. Une première partie qui inclus de contacter les différents prestataires pour demander les disponibilités pour ce jour la. Exemples des prestataires que je contacte : musées, restaurants, agence de guides, agence bus, activités de groupe…

. La deuxième partie, une fois qu’on a eu la réponse de tous les prestataires qu’on voulait, on monte la proposition client. Donc mise en page avec explications du tour, activité etc, photos, et surtout calcul de prix. Donc je dois aussi m’occuper du pricing.

J’ai d’ailleurs du travailler sur plusieurs propositions clients car deux autres collègues m’avaient demandé de l’aide pour leur proposition a elles. Ca fait plusieurs fois que j’ai plusieurs dossiers à gérer, des fois c’est 3 ou 4 en même temps. Et c’est ce que je préfère le plus parce que j’ai pas le temps de m’ennuyer quand c’est comme ca et j’apprends beaucoup.

Le super point de cette semaine aussi c’est que mon directeur m’a invitée à une réunion qu’il avait pour organiser un super gros événement (un festival de musique), et il veut que je participe à l’organisation et aussi que je sois sur les lieu le Jour-J si j’ai bien compris, donc je suis trop conteeeente !

J’ai aussi souvent des petites taches et/ou recherches qui me sont données par d’autres employés. Exemple :

. Trouver un moyen de faire remplacer les logos de l’entreprise sur les t-shirts et vestes de l’entreprise

. Trouver des restaurants ou autre pour les propositions client de mes collègues

. Entrer des clients dans la data base

. Faire des fiches d’information

ETC…

En parallèle de ça j’ai été confiée de tester un nouveau site pour l’entreprise. Un site de communication et de partage de fichiers, je sais plus si je vous en ai déjà parlé. Mais du coup je continue à le tester avec les autres stagiaires de mon entreprise qui sont à Toronto et Québec.

Je continue aussi toujours de gérer les demandes de stages pour me remplacer.

Semaine 3 - Du 17 au 21 Avril

Avril 23, 2017

Cette semaine fût plus calme que les autres. J’admets que je me suis un peu ennuyée (assez souvent). Une des raisons est que ma tutrice a été absente pendant deux jours, alors j’ai essayé de m’occuper comme je le pouvais. Mais heureusement que je travail aussi en parallèle avec ma collègue dont je vous ai déjà parlé, dont le bureau se trouve pas loin du mien. Du coup, j’ai pu continuer à travailler avec elle sur des projets que nous avions déjà commencés.

Sinon, j’ai encore travaillé sur le recrutement des stagiaires. J’ai fait une proposition à la responsable du recrutement mais elle n’était pas très sure de la candidature. Je dois donc en chercher d’autre et monter un dossier sur chacun d’eux pour ensuite les lui présenter.

Cette semaine j’ai aussi fait mon saut sans filet en ce qui concerne le logiciel principal que j’ai à utiliser et que tout le monde utilise d’ailleurs, puisqu’il s’agit du logiciel contenant la base de données de toute l’entreprise. On m’a prévenu que le système était assez vieux et que par conséquent il était assez dur à utiliser. C’est pour ça que depuis le début, on me montre par ci par lq comment faire tel ou tel truc ; j’ai toujours été accompagnée depuis le début, mais cette semaine, j’ai été jetée dans le grand bain haha. J’avoue que j’ai eu peur ; j’ai d’ailleurs commis quelques petites erreurs (rien de sérieux), mais je suis contente de l’avoir fait car je sens que je deviens de plus en plus indépendante dans mon travail.

On me fait confiance pour de plus en plus de choses : des propositions d’événements aux clients (même si c’est toujours revu par ma tutrice bien sur !), le contact avec les prestataires (mail ou téléphone), les demandes et envois de contrats..

On me montre aussi des choses plus importantes, comme les pricings, les modifications de contrats…

En résumé, comme je le disais juste au dessus, je suis quand même contente de cette semaine parce que, même si je me suis ennuyée certaines fois, j’ai aussi appris pas mal de nouvelles choses et j’ai de plus en plus de responsabilités, alors moi, ça me va !

Semaine 2 - Du 10 au 14 Avril

Avril 17, 2017

La deuxième semaine est bien plus intéressante pour moi, et elle n’a pas été de tout repos !

Je commence à rentrer dans le cœur du stage ; on me confie des missions plus importantes. Fini la rigolade et les petits travaux de recherche ; je suis maintenant membre à part entière de l’équipe et je travaille sur l’organisation des événements :

Je suis en contact permanent avec les prestataires. Je leur demande des renseignements, je demande des contrats, je réserve et confirme des visites/bus/guides. Tout cela se fait tout autant par mail que par téléphone. Il faut donc que je sois à l’aise en anglais écrit comme parlé. Personnellement ça ne me pose aucun problème. J’appréhendais le téléphone mais au final tout se passe bien.
J’ai aussi commencé à faire quelque chose que j’avais hâte de faire et que je trouve vraiment trop cool : la participation aux propositions clients. C’est-à-dire que j’ai été en charge de monter le dossier proposition client, à partir des activités et tours et propositions d’événements donné par ma responsable. Après quelques vérifications de ma chef et 1h15 d’heure supp. (ma 1ère ! Eh oui, on a BEAUCOUP travaillé sur ce dossier), mon premier dossier client à été envoyé ! J’avoue que je n’en suis pas peu fière.
Je fais toujours des travaux de recherche pour ma responsable : je cherche des lieux possibles pour des événements par exemple.

Cependant, une difficulté que je rencontre est que je dois travailler sur plusieurs événements à la fois car on prépare les événements beaucoup a l’avance, et mon cerveau n’en peut plus à la fin de la journée ! Haha. J’alterne aussi le travail avec ma responsable et le travail avec ma collègue, au bureau d’à coté.

A coté de ca, je continue à m’occuper du recrutement des stagiaires, et je dois toujours gérer les 3 boites mails qui me sont confiées. Oui 3, ca fait peur mais au final je vous assure que c’est gérable haha. J’ai aussi toujours du travail à faire à droite à gauche, demandé par mes collègues ou mon directeur. Mes journées sont bien comblées, et tout est donc une question d’organisation !

Semaine 1 - Du 03 au 07 Avril

Avril 08, 2017

Ma première semaine a été une semaine de prise de repères bien sûr, mais pas que – pour mon plus grand plaisir –

J’ai été avertie que les premiers jours, c’était juste une prise de contact avec le poste, et que je devrais en profiter car les choses se corseront par la suite.

Du coup, ma mission, c’est que je suis censée assister ma responsable qui est chef de projet. Ce que j’ai fait, bien sûr, de plusieurs manières :

En gérant les différentes boîtes mail de l’entreprise (je dois transférer à ma responsable tous les mails importants, tels que les demandes de nos services)
En faisant beaucoup de travail de recherche pour lui faciliter l’organisation des événements

Et plus encore… En gros, je m’occupe de lui mâcher le travail de différentes manières.

Mais à ma grande surprise, j’ai aussi beaucoup été sollicitée par d’autres employés de l’entreprise, et même plusieurs fois par le directeur. J’ai été amenée à faire des recherches pour lui : par exemple, il cherche à faire remplacer les t-shirts et vestes de l’entreprise pour y inscrire les nouveaux logos dessus. J’ai donc dû trouver une entreprise capable de nous faire ça.

Enfin bref, en somme, beaucoup de travail de recherches pour un peu tout le monde au final haha.

Mais le plus intéressant, c’est que j’ai commencé à travailler sur un vrai dossier avec une de mes collègues. Elle organise un week-end pour une entreprise (visites, activités, transports) etc… Elle m’a donc demandé de l’assister, ce que je fais en :

Vérifiant que tous les tours sont bien réservés (que les prestataires ont bien confirmé notre venue ; sinon, je dois les contacter)
Que les guides et les bus sont bien réservés
Planifier les heures d’arrivée de chaque bus aux activités
Faire des check-listes et vérifier ce qu’il nous reste à faire

Ce projet à été pour moi la chose la plus intéressante de la semaine, et je vais continuer à travailler dessus jusqu'à son déroulement (début juin). J’ai entendu dire que je serai sur place pour la logistique, alors je suis super impatiente !

Premier jour à JPdL Ottawa !

Avril 03, 2017

Premier jour de travail aujourd’hui ! M'étant déjà présentée quelques jous avant le début de mon stage, je me suis vite intégrée à l'équipe.

Ma responsable, qui me connaissait déjà, m’a accueillie et a directement tout d’abord expliqué les grandes lignes de mon travail. Elle a commencé par le fonctionnement des boîtes mail que j’allais devoir à gérer (TROIS ! haha) tout au long de mon stage. Elle m’a aussi montré les outils que je serai amenée à utiliser. Elle m'a ensuite invitée à passer quelques instants à m'informer sur les projets que nous allions devoir gérer ensemble, ainsi que ceux qu'elle avait déjà fait, pour que je puisse n’imprégner de sa façon de travailler.

Ceci a donc occupé toute ma matinée. Après le déjeuner, l’une de nos collègues avait besoin d’aide sur un dossier ; alors j'ai été amenée à me plonger dans le vif du sujet, avec un événement sur lequel elle travaillait.

Après un briefing sur l’un des logiciels les plus importants de l’entreprise, et après quelques photocopies (eh oui, que serait un stagiaire sans ses photocopies ? ;)). Voilà que ma journée était déjà presque terminée. Il me restait moins d’une heure à combler, ce que j’ai fait en lisant un dossier que ma collègue m’a demandé d’étudier pour la prochaine fois.

~ Mes impressions ~

J’ai trouvé que ma première journée au bureau était top ! Pour un premier jour, je trouve que j’ai été pas mal occupée et j’aime ça. J’aime me rendre utile et j’ai la bonne impression que je n’aurai pas le temps de m’ennuyer dans cette entreprise ! Mes collègues sont vraiment super sympa et ma responsable aussi. Que du positif donc, pour cette première journée. J’ai hâte de voir la suite !

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