MelissaInOttawa
Juillet ~ July
Découvrez ici mon dernier mois à JPdL Ottawa !
Semaine 4 - Du 24au 31 Juillet
Juillet 31, 2017
Ma dernière semaine chez JPdL aura été bien chargée.
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. J’ai eu en charge un dossier entier à gérer. La proposition client avait déjà été faite et le contrat venait d’être signé, alors il fallait :
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- réserver toutes les prestations, demander des contrats aux fournisseurs et établir une liste des coordonnées de les fournisseurs pour que ce soit plus facile pour mes collègues de s’y repérer une fois que je serai partie.
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- J’ai aussi du entrer le client dans la base de données et créer un classeur pour mettre tous les documents dedans. Le classeur devait être organisé avec dedans : le contrat, la proposition client, la partie finance et bien sur les tours triés par jours et enfin le transport.
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. Travailler sur ce dossier m’aura prit une grande majorité de la semaine.
. Pour un autre projet, j’ai aussi du revoir mes plans de salle, vu que des modifications avaient encore été apportées par la cliente. Et j’ai aussi aidé une collègue à créer une géo-carte pour qu’elle puisse mieux organiser l’événement.
. Une mission de ma semaine à aussi été de contacter les personnes ayant postulé pour l’offre d’emplois de l’entreprise et fixer des interviews avec eux.
. J’ai aussi pas mal géré la base de données, pour rentrer un maximum de dossier dedans avant que je parte.
. J’ai aussi continué à chercher des stagiaires pour soumettre quelques profils à la DRH avant mon départ.
. J’ai aussi fait le point avec ma tutrice sur tous les projets sur lesquels je travaillais, pour qu’elle puisse avoir toutes les informations dessus avant mon départ.
Semaine 3 - Du 17 au 21 Juillet
Juillet 24, 2017
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Dans la continuité de la semaine passée, j’ai continué à travailler sur la proposition client pour ma chef. La cliente lui a répondu et nous avions quelques modifications à faire. J’ai du trouver des accessoires de déguisements supplémentaires, sur d’autres thèmes que la cliente avait finalement ajoutés.
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Sur un autre dossier, j’ai du aussi faire des modifications sur les plans de salle que j’avais déjà fait pour ma chef.
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J’ai aussi travaillé sur un troisième dossier que je ne connaissais pas. En soit, on m’a juste demandé de trier le dossier pour qu’il soit plus lisible et logique mais vu que je ne le connaissais pas et qu’il y avait beaucoup de choses dedans, c’était assez difficile. J’ai du regarder la proposition et essayer de comprendre la proposition avant de trier tout par jour et par activités.
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En parallèle, j’ai aussi du gérer la base de données et faire des factures pour des clients. Notamment pour mon dossier, dont l'événement s'etait passé le 15 Juillet. J'ai du faire la facture pour le client et rentrer ses informations dans la base de données.
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J’ai aussi été chargée d’organiser des interviews professionnelles pour le poste offert par la compagnie. J’ai du contacter plusieurs appliquants et fixer des rendez-vous.
Semaine 2 - Du 10 au 14 Juillet
Juillet 17, 2017
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Grosse semaine. J’ai travaillé la plupart de mon temps sur une proposition client pour ma chef. La demande était tombée vendredi soir dernier et ma chef voulait une proposition client pour le jeudi, alors autant dire qu’on a pas chaumé.
J’ai donc assisté à une réunion briefing après laquelle ma chef avait divisé le travail entre ma tutrice et moi. J’avais donc la responsabilité de la moitié du dossier. J’avais deux missions :
- m’occuper de tout le transport pour le groupe (60 personnes). Je devais trouver des transferts aller et retour de l’aéroport, mais je devais aussi trouver des « Party Bus » et présenter plusieurs options à ma chef. J’ai ensuite du faire le costing de tout ce que j’avais trouvé.
- je devais aussi m’occuper de trouver des cadeaux à remettre aux délégués ainsi que plein d’accessoires que les participants pourraient utiliser durant leur gala pour faire un photobooth.
Cela peut paraitre rapide comme ça, mais il fallait respecter les critères de ce que voulait la cliente, qui voulait des mix de plein de choses et donc cela m’a prit beaucoup de temps durant ma semaine.
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En parallèle, je travaillais sur un autre événement pour ma chef, j’ai encore une fois modifié les plans de salles que j’avais déjà faits car la cliente avait encore changé d’avis ou avait apporté des modifications.
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J’ai aussi du trouver du temps pour revoir mon propre dossier car mon événement se déroulait le samedi qui venait ; j’ai donc du tout revoir avec mes fournisseurs que tout était bien réservé, leur rappeler les heures, prendre les numéros de téléphone du guide et du chauffeur.
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J’ai aussi beaucoup travaillé sur la base de données pour rentrer toutes les informations des événements passés.
Semaine 1 - Du 4 au 7 Juillet
Juillet 10, 2017
La semaine a été plutôt occupée par rapport à d’habitude.
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J’ai eu plus de choses à faire, notamment vérifier que tout pour mon contrat était bon puisqu’il se déroule le samedi d’après. J’ai du vérifier que tout était bien réservé avec mes fournisseurs, que les dates étaient bonnes, que nous avions les coordonnées des chauffeurs et des guides.
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J’ai aussi été chargée de m’occuper d’une partie d’une proposition client de ma chef. Je devais trouver des idées de cadeaux pour les délégués de l’événement, en rapport avec le thème du 150eme anniversaire du Canada ; et je devais aussi me renseigner sur les disponibilités et prix de Bus Party pour le même client.
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J’ai aussi fait plusieurs demandes de contrats pour des transports pour ma tutrice, et j’ai aussi beaucoup (et surtout) fait de la gestion de base de données. Mes collègues m’avaient passé une pile d’anciens dossiers d’événements passé qui n’avaient pas encore été rentrés dans la base de données mais qui devaient être fait. Alors ça m’as prit une bonne partie de la semaine ; je le faisais quand j’avais fini de travailler sur mes autres taches.