MelissaInOttawa
Mai ~ May
Découvrez ici mon deuxième mois à JPdL Ottawa !
Semaine du 29 Mai au 2 Juin
Juin 4, 2017
Grosse semaine. A la fois au bureau que sur le terrain.
Au bureau, je n’ai pas eu beaucoup de tâches mais c’est parce que c’était des tâches longues à faire. Comme je l’avais énoncé dans mon rapport de la semaine dernière, j’ai du réaliser toute une maquette touristique pour promouvoir Ottawa et notre entreprise pour l’office de tourisme. Gros gros gros travail. J’ai passé 3 jours au total à travailler dessus.
En vue d’événements à venir le weekend du 1er juin ainsi que celui du 10 juin, j’ai du vérifier les deux dossiers. Par vérifier j’entends regarder que tout est bien réservé, que nous avons nos guides et nos bus, que les horaires correspondent bien, actualiser les informations auprès de nos prestataires (annoncer les nombres finaux de participants aux activités par exemple), vérifier que nous avons tous nos contrats, imprimer les signes a donner aux guides, imprimer les descriptions des tours pour les clients, s’assurer qu’on ai le numéro de tous nos prestataires pour pouvoir les appeler en cas de problème) etc… Comme les deux événements se déroulent sur plusieurs jours (3 ou 4), c’est plutôt long comme travail.
Grande nouvelle pour moi cependant ! Ma tutrice m’a confié mon premier contrat rien qu’a moi ! A gérer toute seule, donc c’est partit, et donc j’ai commencé à travailler la dessus pendant pas mal de temps aussi. Je dois contacter les prestataires dont je vais avoir besoin, demander des contrats, créer un itinéraire pour le groupe, faire les factures et reçus (bon, ca j’ai l’habitude haha).
J’ai aussi mené 3 interviews Skype avec une autre stagiaire et la DRH pour trouver ma remplaçante après mon départ et nous avons enfin trouvé !
La fin de ma semaine s’est déroulée sur le terrain. J’ai même travaillé le weekend.
Vendredi, samedi et dimanche je devais me trouver dans un hôtel, car l’événement
que nous avons fait était de créer les ‘tours activities’ pour les accompagnants des
délégués qui eux étaient en conférence pendant tout ce temps. Nous devions donc
être sur place pour renseigner les participants aux tours, et bien sur, les envoyer
dans ces tours ! C’était des groupes entre 20 et 100 personnes qu’il fallait gérer. Il
fallait donc checker que leurs noms figuraient bien sur la liste des inscrits (gérer
bien sûr les changements de dernière minutes, ou encore les personnes pas inscrites
mais voulant quand même participer aux tours…), il fallait aussi compter les
participants pour pouvoir les faire rentrer dans les bus, leur attribuer des guides etc…
C’était vraiment du sport ; on dirait pas comme ca, mais gérer autant de personnes d’un coup n’est pas évident.
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Semaine 4 - Du 23 au 26 Mai
Mai 28, 2017
Cette semaine fut entièrement une semaine de travail au bureau. Pas d’événements pour moi cette semaine (mais bon, c’est le calme avant la tempête haha).
Mes tâches sont toujours principalement les mêmes : travailler sur les proposals, ce qui implique donc au préalable beaucoup de contact avec les prestataires pour pouvoir organiser tout ça. Cette semaine j’étais sur 2 proposals, ce qui est très correct (petit rythme de croisière quoi haha).
Ayant des événements qui arrivent dans les prochaines semaines, j’ai du vérifier tous les dossiers (voir si tout est bien booké, qu’on a tous les contrats avec les prestataires, que tous les horaires correspondent bien, qu’aucun empêchement n’a été signalé par les prestataires etc…
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Cette semaine j’ai aussi été chargée de réaliser comme une maquette pour une office de tourisme, où il fallait que j’y indique les activités phare ici en été et en hiver, les must-do etc… C’est à rendre pour la semaine prochaine donc j’ai commencé à travailler dessus mais elle n’est pas encore finie.
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En parallèle de ca, je fais aussi beaucoup de gestion de la base de donnée, je m’occupe toujours du recrutement des stagiaires (nous en avons déjà trouvé une et je vais animer un entretien Skype avec deux autres candidates la semaine prochaine). Je gère aussi toujours l’inventaire des vêtements de l’entreprise.
Semaine 3 - Du 15 au 19 Mai
Mai 22, 2017
Un seul mot pour décrire cette semaine : CHARGEE !
Je n’ai pas arrêté une seconde. Cette semaine j’ai beaucoup alterné entre travail au bureau et travail sur le terrain. Je suis en pleine période d’événements et on les enchaine vraiment.
En ce qui concerne le travail au bureau, ça a été beaucoup plus chargé que d’habitude. Nous avons eu beaucoup de contrats d’un coup, ce qui veut dire pour moi beaucoup de factures à faire et à entrer dans le système haha. Mais ça suppose en amont beaucoup de contact avec les prestataires ! J’ai jamais autant envoyé de mail et passé autant de coups de fil ! La plus grosse partie de mon travail ça a été ça du coup : beaucoup de contact avec les prestataires (demandes et envoie de contrats, demande de confirmation de réservations, vérifier que les prestataires ont bien toutes les informations qu’il leur faut avant le Jour-J, demander les numéros de téléphone des guides et des chauffeurs de bus…). Et comme j’ai du revoir tout un dossier par moi-même, je peux vous assurer que ça m’a prit pas mal de temps ! Haha. Pour résumer la partie bureau, vous l’aurez compris, beaucoup de mails et de coups de fil !
Pour ce qui est du travail sur le terrain (ce que je préfère évidemment !),
j’ai été amenée à faire plusieurs choses. Deux fois j’ai du me rendre dans le
lobby des hôtels pour accueillir le groupe (voir photos), vérifier que les
guides et le chauffeur sont bien a l’heure, les rassembler et les compter,
pour ensuite soit les faire monter dans le bus pour qu’ils partent en tour,
ou bien les faire partir en walking tour, ou les amener au restaurant…
Deux fois j’ai du être sur place dans les restaurants avec les clients car
nous devions payer leur facture sur place. J’ai eu la chance pour l’un de
ces deux événements de manger dans le restaurant, qui était un restaurant
gastronomique, donc je ne me plains pas ! ;)
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Mais le ‘on site’ le plus intéressant que j’ai fait était d’être sur place pour la
coordination d’un gala dans un hôtel de luxe au centre ville (voir photos).
J’y suis restée de 16h à 23h, et était chargée de la logistique et du bond
déroulement de la soirée (s’assurer que tout est prêt avant que les clients
arrivent, qu’ils ont bien leur apéritif et dîner à la bonne heure, qu’ils passent
bien de salles en salles au bon moment…). C’était la première fois on site sur
un événement de ce type et franchement j’ai beaucoup aimé !
Semaine 2 - Du 8 au 12 Mai
Mai 14, 2017
Cette semaine, je suis sur le terrain !
Enfin, toute la semaine j’ai effectué mes tâches habituelles au bureau (gérer les mails, gérer la base de données, contacter les prestataires, demander des infos, des contrats, travailler sur les propositions clients… et toujours mes petites tâche de petite stagiaire de base, comme de préparer des sac pour des clients avec dedans des stylos, des carnets, des brochures… vous voyez le style quoi haha).
MAIS, particularité de la semaine, je commence a faire mes premiers événements. Samedi dernier j’avais assisté à un sans vraiment faire grand-chose, juste pour voir, mais cette fois-ci c’est de plus en plus régulier et j’ai un vrai rôle à jouer.
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La première ‘sortie’ que j’ai fait c’était de me rendre à la
Banque du Canada (voir photos), qui est un de nos clients,
et on devait aller voir une salle pour voir si elle allait
convenir niveau espace, puisqu’un Hoop Dancer allait venir
faire une prestation durant la soirée. On a donc rencontré les
clients et visité la salle.
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Vendredi, journée de folie et je n’ai pas arrêté. A 12h, nous d
evions nous rendre devant le Parlement du Canada (voir photos)
, pour y rejoindre un groupe de 50 personnes pour lancer leur
visite. Nous avons du retrouver les guides. Notre rôle est de
coordonner et de s’assurer que tout se passe bien. On doit regarder
que les guides sont bien à l’heure et en nombre que nous avions
demandé. Vérifier qu’ils ont bien prévu de faire la bonne visite,
et nous devons leur donner des petits panneaux avec le nom de
l’entreprise. On doit rencontrer le client et attendre qu’ils partent
en visite. Chanceuse que je suis, j’ai pu assister à la visite avec eux.
Une visite gratuite, moi je ne dis pas non ;).
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Ensuite, j’ai de retourner seule au bureau et finir la longue
liste de choses que ma tutrice m’avait laissé à faire avant
de partir. Même pas le temps de dire ouf que je devais déjà
repartir pour un événement. Cette fois-ci, il s’agissait de
rejoindre le chauffeur de bus de l’entreprise avec laquelle
nous travaillons, pour m’assurer qu’il était bien a l’heure,
qu’il avait la bonne adresse (car il est déjà arrivé qu’ils
fassent des erreurs). J’ai aussi du coller le petit insigne
de l’entreprise sur le bus et m’assurer que le groupe
partait bien à l’heure (voir photos).
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Semaine donc très chargée, à la fois au bureau que sur le terrain !
Semaine 1 - Du 1er au 05 Mai
Mai 7, 2017
Cette semaine aura été assez dense. J’ai eu pas mal de boulot. En ce qui concerne mes missions, elles sont toujours plus ou moins les mêmes :
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Contacter les prestataires (toujours soit par téléphone soit par mail) pour les informer de ce qu’on a besoin pour notre évènement et réserver leurs services, demander et envoyer des contrats.
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Monter les propositions clients et faire le calcul des prix. Je gère toujours plusieurs propositions client à la fois, ce que je trouve toujours aussi bien car j’aime être occupée.
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J’ai été pas mal formée aussi cette semaine sur le logiciel qui contient la base de données de l’entreprise et du coup je commence à rentrer les versements des clients dans le système, faire des factures, créer des dossiers clients et des événements dans le système…
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Je m’occupe aussi encore et toujours de trouver un nouveau stagiaire (un jour j’y parviendrai hahaha)
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J’ai aussi toujours des tâches attribuées par d’autres collègues comme des recherches, ou là par exemple un gros travail que j’ai fait cette semaine, il m’a été donnée par le directeur, c’était de m’occuper de faire l’inventaire de tous les vêtements que possède l’entreprise, et les répertorier en fonction de s’ils avaient l’ancien ou le nouveau logo de l’entreprise etc… J’ai du ensuite créer un document, ou je vais devoir regrouper les inventaires de toutes les autres boites JPdL (Toronto, Montréal, Québec…). Gros travail en perspective donc !
Le plus cool que j’ai eu à faire cette semaine, c’était Samedi
(exceptionnellement car je ne travaille pas les weekends mais
quand il y a des événements oui), j’ai accompagné ma tutrice
dans un hôtel (voir photos) où on était chargées d’envoyer un
groupe en visite guidée. Notre rôle consiste a retrouver le groupe,
la cliente et le guide, et de nous assurer que tout se passe bien :
que le groupe soit complet, qu’il parte à la bonne heure, que le
guide soit présent… Jusqu’à leur départ.
C’était ma première fois « sur le terrain ». Il s’agissait que d’un
petit groupe (11 personnes), mais au moins ça m’a montré la
procédure à suivre puisqu’au cours du mois, ainsi que celui du
mois du juin, je vais être amenée à le faire pour des groupes de
100 personnes et plus.
