Beaucoup de terrain ces deux dernières semaines. Je reprends ce rapport un week-end puisque j’ai exceptionnellement travaillé pendant deux weekends. Le premier week-end, il s’agissait d’un groupe d’accompagnants de délégués, pour qui nous avions du organiser toutes les activités du weekend (du vendredi au dimanche). J’avais aidé à travailler sur ce dossier et je me retrouvais maintenant sur place. J’ai eu différentes missions durant ce week-end :

 

• Nous avions un stand juste devant la salle de conférence ou devaient se regrouper les compagnons avant de partir pour leurs activités. J’étais donc à ce stand avec une autre de mes collègues pour diriger les gens et checker qu’ils étaient bien sur la liste des inscrits. J’étais là pour répondre à leurs questions, et les informer des points et des heures de RDV pour chaque tour.

• Je devais aussi les faire se mettre en différentes files devant les guides (postés devant la salle) et les compter.

• J’ai aussi du les mener de la salle de RDV à l’autocar qui se situait devant l’hôtel, et les compter à leur montée dans le bus.

 

A mon retour au bureau le lundi, pas le temps de se reposer, puisqu’un autre événement arrivait le week-end (plus précisément du jeudi au dimanche). J’ai donc passé la majeure partie de ma semaine à tout vérifier pour ce projet. C’était un gros dossier car il se passait en 4 jours et contenait beaucoup de transports, de restaurants, d’activités et de guides. J’ai donc du appeler tous les prestataires un à un pour verifier :

 

• que tout était bien booké, qu’ils avaient le bon nombre de participants

    (car il avait changé une fois en cours de route), verifier que l’heure était la

    bonne, les moyens    de paiement (sur facture après l’événement ou alors payer

    avant ou sur place), où est-ce que le bus pouvait déposer nos groupes, verifier

    les menus auprès des restaurants (j’ai d’ailleurs du en confectionner un moi-même

    (CF photo)), verifier que nous avions bien nos contrats avec les guides et les bus

    etc.. Beaucoup beaucoup de boulot et il faut surtout penser tout ! C’est pourquoi je

    l’ai fait en plusieurs jours, pour ne pas me précipiter et surtout ne rien oublier.

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Sinon dans la semaine j’ai aussi :

 

• Continué à travailler sur mon contrat (j’ai demandé des contrats avec mes prestataires (guides et bus), et fait l’accusé de réception du virement de la cliente).

• Aidé ma tutrice sur d’autres de ses projets (j’ai fait quelques petites recherches pour elles, ou bien contacté des prestataires pour des informations, cherché des photos qu’elle pourrait utiliser pour ses proposals…)

• Continué la procédure de recrutement de ma stagiaire

• Aidé par-ci par là d’autres collègues d’une des autres entreprises de notre groupe (qui eux s’occupent plus des incentives, symposiums etc…) Je me suis d’ailleurs rendue par curiosité sur l’un de leurs événements pour voir comment cela se passait (voir photos).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Et enfin, j’ai fini la semaine, ENCORE sur le terrain haha. L’événement sur lequel je travaillais depuis que je suis ici est enfin arrivé. Gros événement comme je l’ai dit précédemment parce qu’il contenait beaucoup d’activités, de restos’, de transports et de guides. L’événement a commencé le jeudi soir, où j’ai du aller à l’aéroport avec ma tutrice pour récupérer nos clients et les mettre dans le bus jusque leur hôtel. Le vendredi et samedi se déroulaient toutes les activités. Je n’y ai pas assisté. Moi j’étais surtout là pour gérer le transport :

 

• J’allais a l’hôtel le matin, je les accompagnais jusque dans le bus, je les comptais, je m’assurais que le chauffeur soit là à l’heure, je lui donnais le petit panneau avec le logo de l’entreprise, je m’assurais qu’il ait la bonne adresse de là où les clients allaient à chaque fois, et que le groupe partait à l’heure. Je suis montée avec eux le jour où ils sont arrivés. Je devais descendre la première pour les escorter jusqu’à leur hôtel.  Sinon, je suis aussi montée avec eux pour aller jusqu’au restaurant (j’ai eu la chance de pouvoir manger dans le restaurant avec ma tutrice, c’est un restaurant gastronomique alors autant dire que j’étais aux anges !) (CF photos).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Donc en gros je les attendais la plupart du temps au lobby, je devais les regrouper, leur annoncer le départ et le faire monter dans les bus. Ils n’étaient que 29 donc ça va c’était pas trop dur mais bon c’est pas toujours évident de gérer un groupe, même d’adultes, lorsqu’on a des limites de temps.